******学院档案整理、数字化加工及档案管理系统功能完善项目”方案公开征集，诚邀符合资格条件的机构参加报名。
一、项目名称
******学院档案整理、数字化加工及档案管理系统功能完善项目方案征集
二、项目目标
******学校档案管理办法》《江西省数字档案室建设评价办法》《归档文件整理规范》（db36/t 380-2016）《纸质档案数字化规范》（da/t 31-2017）《纸质归档文件装订规范》（da/t 31-2018）《档案著录规则》（da/t 18-2022）《档号编制规则》（da/t 13-2022）《电子档案移交接收操作规程》（da/t 93-2022）等相关文件要求，需完成档案整理、分类、编码、盖归档章、录入、档案扫描、目录数据库建立、图像处理、数据挂接、数据验收、数据存储、数据备份、装盒装订、打印目录等工作，完成符合标准的国家档案局、江西省档案局和赣州市档案局档案信息化建设。
三、项目内容及要求
（一）项目内容
1.归档整理工作：包括业务、文书等档案组卷分类、整理、编码、编目、档号章加盖、数字化扫描、录入、装订装盒、上架等工作，并要符合国家、省、市档案局相关文件规定要求。
2.档案数字化制作：根据原始实体档案情况分别进行目录拟写、著录，录入计算机形成电子目录，建立对应图像数据的目录数据库，并与档案图像数据挂接建立对应关系，按档案编定的次序逐件逐页拆卷后使用扫描仪进行扫描，形成与档案实体实际页面一一对应的数字图像，再进行数据审核和备份，并符合《纸质档案数字化规范》（da/t 31-2017)要求。
3.档案管理系统功能完善：按照国家档案局《电子档案管理系统基本功能规定》及《江西省数字档案室建设评价办法》文件要求，升级完善档案管理系统功能。
4.专业档案盒：采用无酸牛皮纸制作，应符合《归档文件整理规范》（db36/t 380-2016）要求。
5.档案编研：应符合《全宗卷规范》（da/t12-2012)《全宗指南编制规范》（da/t14-2012)等文件要求。
（二）项目要求
1.安全性。档案数字化的首要原则是要保证档案实体的安全和档案信息的安全。业务、文书档案从档案室搬运开始，经过整理和数字化，最后归还档案室，整个过程要求保证档案不损坏、不丢失、不泄密。加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
2.原始性。按照业务、文书档案文件材料归档要求，对文书档案材料进行鉴定、分类、起钉、整理、托表、去污除尘、录入、打印、编目、刻录电子数据光盘、装订、入盒等工作，在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料。同时，在档案数字化过程中，确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信息。
3.技术性。本项目原始档案资料及纸质材料数量较多，需形成海量扫描数字化数据。因此要对档案情况进行调查分析，确定应该使用的扫描设备，硬件和软件配置需能满足本项目需求。档案数字化格式成果数据需满足相关文件要求。
4.质量性。服务机构对承接的业务、文书档案，开展数字化加工工作，项目完成质量要达到《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）等档案管理规定相关标准，符合江西省档案馆及赣州市档案馆进馆数字化档案质量要求。
四、参与征集单位的资格要求及需要提供的资料
（一）资格要求
1.参与征集的单位必须具有独立法人资格、具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工类项目、有参加过类似设计项目经验，具有数字化加工资质《国家秘密载体印制资质》乙及或以上资质；
2.提供近三年在经营活动中没有重大违法记录书面声明、未发生过档案安全事故、泄密事件、无非法获取或非法持有档案、国家秘密载体等行为记录；
3.具有良好的商业信誉和健全的财务制度、具有依法纳税和社会保障资金的良好记录；
（二）报名资料
1.营业执照副本复印件和无重大违法记录声明、信用查询记录
2.公司资质及简介
3.公司法人证书或委托书
4.项目实施方案（包含不公开、涉密材料方案）
5.项目预算明细报价
6.业绩材料及佐证材料（近三年完成的项目案例中包含案例、合同复印件）
7.最近三个月完税证明
8.承诺函
9.其他材料
所有提交材料必须清晰明了，材料不清晰和未按照要求装订视为无条件放弃报名资格。文件需加盖单位公章，报名单位对所提供的所有资料真实性负责，提供虚假材料视为无条件自动放弃参与资格。
五、提交材料装订顺序
（一）材料目录
（二）公司资质及简介
（三）公司法人证书或委托书
（四）单位营业执照副本复印件和无重大违法记录声明、信用查询记录
（五）最近三个月完税证明
（六）业绩材料及佐证材料（近三年完成的项目案例中包含案例、合同复印件）
（七）项目实施方案
（八）项目预算明细报价
（九）承诺函
（十）其他材料
六、征集方案要求
（一）提供完整准确的项目可行性方案和报价方案（包括软硬件开发模块报价、数据服务报价等），本项目预算金额，根据单价（单位：元/页（条），含加工费、设备投入费、管理费、税费等一切费用）及实际完成数字化加工档案页数计算。方案制作要求具有商务部分、技术部分、报价部分。
（二）本次征集活动坚持自愿参与原则，无补偿费及奖励。各应征单位提供的设计方案必须是原创单位，并保证提交的设计方案不会侵犯任何其他人的知识产权。若发生由此造成的任何纠纷，一切法律责任由应征单位承担。本方案仅作为我校项目需求方案，我校有权使用所收集的方案中的相关信息，本项工作不作为后期招标中标相应承诺；凡参加本次设计方案征集的单位均被视为同意并接受本声明，无需书面或其他方式确认。
******学院。
七、征集方式
1.采用上门交件、邮寄或电子邮件方式。
******学院党政办
电子邮箱：******（邮件主题注明：档案整理、数字化加工及档案管理系统功能完善项目方案）
2.征集时间：2024年2月28日-3月10日
3.项目联系人及电话：苏老师，0797-******；******。
******学院
2024年2月28日
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一、项目名称
******学院档案整理、数字化加工及档案管理系统功能完善项目方案征集
二、项目目标
******学校档案管理办法》《江西省数字档案室建设评价办法》《归档文件整理规范》（db36/t 380-2016）《纸质档案数字化规范》（da/t 31-2017）《纸质归档文件装订规范》（da/t 31-2018）《档案著录规则》（da/t 18-2022）《档号编制规则》（da/t 13-2022）《电子档案移交接收操作规程》（da/t 93-2022）等相关文件要求，需完成档案整理、分类、编码、盖归档章、录入、档案扫描、目录数据库建立、图像处理、数据挂接、数据验收、数据存储、数据备份、装盒装订、打印目录等工作，完成符合标准的国家档案局、江西省档案局和赣州市档案局档案信息化建设。
三、项目内容及要求
（一）项目内容
1.归档整理工作：包括业务、文书等档案组卷分类、整理、编码、编目、档号章加盖、数字化扫描、录入、装订装盒、上架等工作，并要符合国家、省、市档案局相关文件规定要求。
2.档案数字化制作：根据原始实体档案情况分别进行目录拟写、著录，录入计算机形成电子目录，建立对应图像数据的目录数据库，并与档案图像数据挂接建立对应关系，按档案编定的次序逐件逐页拆卷后使用扫描仪进行扫描，形成与档案实体实际页面一一对应的数字图像，再进行数据审核和备份，并符合《纸质档案数字化规范》（da/t 31-2017)要求。
3.档案管理系统功能完善：按照国家档案局《电子档案管理系统基本功能规定》及《江西省数字档案室建设评价办法》文件要求，升级完善档案管理系统功能。
4.专业档案盒：采用无酸牛皮纸制作，应符合《归档文件整理规范》（db36/t 380-2016）要求。
5.档案编研：应符合《全宗卷规范》（da/t12-2012)《全宗指南编制规范》（da/t14-2012)等文件要求。
（二）项目要求
1.安全性。档案数字化的首要原则是要保证档案实体的安全和档案信息的安全。业务、文书档案从档案室搬运开始，经过整理和数字化，最后归还档案室，整个过程要求保证档案不损坏、不丢失、不泄密。加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
2.原始性。按照业务、文书档案文件材料归档要求，对文书档案材料进行鉴定、分类、起钉、整理、托表、去污除尘、录入、打印、编目、刻录电子数据光盘、装订、入盒等工作，在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料。同时，在档案数字化过程中，确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信息。
3.技术性。本项目原始档案资料及纸质材料数量较多，需形成海量扫描数字化数据。因此要对档案情况进行调查分析，确定应该使用的扫描设备，硬件和软件配置需能满足本项目需求。档案数字化格式成果数据需满足相关文件要求。
4.质量性。服务机构对承接的业务、文书档案，开展数字化加工工作，项目完成质量要达到《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）等档案管理规定相关标准，符合江西省档案馆及赣州市档案馆进馆数字化档案质量要求。
四、参与征集单位的资格要求及需要提供的资料
（一）资格要求
1.参与征集的单位必须具有独立法人资格、具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工类项目、有参加过类似设计项目经验，具有数字化加工资质《国家秘密载体印制资质》乙及或以上资质；
2.提供近三年在经营活动中没有重大违法记录书面声明、未发生过档案安全事故、泄密事件、无非法获取或非法持有档案、国家秘密载体等行为记录；
3.具有良好的商业信誉和健全的财务制度、具有依法纳税和社会保障资金的良好记录；
（二）报名资料
1.营业执照副本复印件和无重大违法记录声明、信用查询记录
2.公司资质及简介
3.公司法人证书或委托书
4.项目实施方案（包含不公开、涉密材料方案）
5.项目预算明细报价
6.业绩材料及佐证材料（近三年完成的项目案例中包含案例、合同复印件）
7.最近三个月完税证明
8.承诺函
9.其他材料
所有提交材料必须清晰明了，材料不清晰和未按照要求装订视为无条件放弃报名资格。文件需加盖单位公章，报名单位对所提供的所有资料真实性负责，提供虚假材料视为无条件自动放弃参与资格。
五、提交材料装订顺序
（一）材料目录
（二）公司资质及简介
（三）公司法人证书或委托书
（四）单位营业执照副本复印件和无重大违法记录声明、信用查询记录
（五）最近三个月完税证明
（六）业绩材料及佐证材料（近三年完成的项目案例中包含案例、合同复印件）
（七）项目实施方案
（八）项目预算明细报价
（九）承诺函
（十）其他材料
六、征集方案要求
（一）提供完整准确的项目可行性方案和报价方案（包括软硬件开发模块报价、数据服务报价等），本项目预算金额，根据单价（单位：元/页（条），含加工费、设备投入费、管理费、税费等一切费用）及实际完成数字化加工档案页数计算。方案制作要求具有商务部分、技术部分、报价部分。
（二）本次征集活动坚持自愿参与原则，无补偿费及奖励。各应征单位提供的设计方案必须是原创单位，并保证提交的设计方案不会侵犯任何其他人的知识产权。若发生由此造成的任何纠纷，一切法律责任由应征单位承担。本方案仅作为我校项目需求方案，我校有权使用所收集的方案中的相关信息，本项工作不作为后期招标中标相应承诺；凡参加本次设计方案征集的单位均被视为同意并接受本声明，无需书面或其他方式确认。
******学院。
七、征集方式
1.采用上门交件、邮寄或电子邮件方式。
******学院党政办
电子邮箱：******（邮件主题注明：档案整理、数字化加工及档案管理系统功能完善项目方案）
2.征集时间：2024年2月28日-3月10日
3.项目联系人及电话：苏老师，0797-******；******。
******学院
2024年2月28日
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